《能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致(圖解)》

工作能力強的人，
一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，
已經明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
你能嗎？

請問，你目前的辦公桌：
□ 你能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？
□ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？
□ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？
□ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？

除了捨、活、續之外，
你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找，
讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。

本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。而那些能力強的人又是如何整理桌子的？

◎整理是為了效率，整頓不是為了整齊。
整理是「丟掉」不要的東西，「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。

◎文件「站」起來，工作效率才會高。
能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。

◎ 充分利用「六三一法則」。
不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中。

◎ 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。
高效率的人有兩個做決定的祕密武器：（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）；（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。

◎桌上一定有這三樣東西：能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，已經明確知道今天該做什麼事。

◎ 他們，一定準備好提升效率的7大道具：
訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤——你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？

◎電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。
你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？
收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？不懂得方法，上班時間就會被信件占據。

除了以上幾個方法，壺阪龍哉還可教你使用「回憶檔案夾」、「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。

整理辦公桌就是整理腦袋！所以，請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。

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  作者介紹

  
  
  
  
  壺阪龍哉
  
  日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。
  時下最夯
  40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。
  
  





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  譯者介紹

  
  
  
  劉錦秀
  
  東吳大學日文系畢，曾任出版社國際版權部經理，譯有《一張表格催出業績，不用修理人》、《我在包裡放本書》、《找出勝算的技術》、《一張價值千萬的名片》、《修復身體的黃金7小時》、《一秒就能做對決定》（以上大是文化出版）、《中華聯邦》、《思考的技術》等書。
  
  
  
  

能力強的人，怎麼整理辦公桌：恰到好處的亂，讓你的效率發揮到極致(圖解)－目錄導覽說明

• 推薦序這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚（筆記女王Ada）
  前言你的辦公桌，代表你的工作能力
  
  第一章整理是為了效率，不是為了整齊
  工作能力強的人的做事順序
  規則一「捨」：丟掉∕捨不得丟，怎麼辦？∕設定「賞味期限」，過了就丟
  規則二「活」：活用∕腦袋要當水龍頭用，不是水桶！∕一事一張卡，不用想分類
  規則三「續」：繼續∕下班前五分鐘，要做兩件事
  
  第二章整理桌子，就等於在整理腦袋
  千萬別只整理文件∕要丟還是要留，60秒內做決定∕用「過去式」思考該不該丟∕收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃∕活用7個道具，亂得恰到好處
  個人辦公空間∕所有工作，都從辦公桌開始∕稍不留神，桌面就會亂七八糟∕解決辦法：設置「暫置文件」區∕最下層抽屜，工作能力強的人怎麼使用？∕把名片當「資料庫」用∕分辨要「丟掉」還是要「運用」∕通訊錄要分「常用」與「備用」∕桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！∕雙軸管理法：專案、階段
  與同事共同的空間∕文件立列，省時又省空間∕用顏色分類，文見快速歸位∕建立共用資料的使用規則
  
  第三章一進辦公室，就知道今天的工作順序
  別花太多時間在手帳上∕手帳，該怎麼挑選？∕使用手帳的6大規則∕桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限∕一進辦公室，就知道今天的工作順序∕把工作拆解成幾個5分鐘任務∕下定決心：今天要準時下班∕用零碎時間終結零碎工作∕公事包如何整理，可成為行動辦公桌∕點讀法──瞬間讀取重點的祕訣∕要速記，但也要讓別人看得懂
  
  第四章那張看不見的辦公桌，也要整理整頓
  會不會整理電腦，直接關係到工作效率∕電腦桌面亂七八糟，腦袋就會——∕這樣整理資料夾，不用花時間找檔案∕收件匣，一分鐘整理完畢∕做備份，就是一種危機管理∕這些工作用電腦處理，反而沒效率∕一天一分鐘的電腦整理術∕重要文件，不能只有自己知道藏哪裡∕太依賴使用電腦，你會失去四種能力！
  
  第五章 從人生態度到生活習慣，都可以整理
  先從人生態度開始整理∕重新設計生活習慣∕好好放鬆，工作更有勁∕丟掉無用之物，找回單純生活∕整理，就是「人生的再設計」∕現在就開始動手：整理分期付款
  
  

前言

你的辦公桌，代表你的工作能力

三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率化，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨．活．續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。

在指導的過程中，我深切地體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的——

「桌上的文件堆積如山，沒有收拾。」
「老是找不到東西。」
「想整理，卻不知優先順序從何下手。」
「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」

也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。

找不到文件，浪費的不只是時間

對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──

□ 文件是否散亂於各處？
□ 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？
□ 電腦的滑鼠，是否無法自由移動？

如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是五十日圓──這是日本上班族的平均成本。

如果你找一份文件要花十分鐘，就等於把五百日圓丟進了水溝裡。（按，以主計處公布的台灣上班族平均薪資45000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則台玩上班族一分鐘的薪水約4塊錢，10分鐘就是40塊錢）

所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要把辦公桌周遭整理得乾乾淨淨，從今天起，你就可以做好工作。

我推廣了30年的辦公室效率革命

抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的Know-how──工作能力強的人都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三條：

一、 捨：丟掉
二、 活：活用
三、 續：繼續

只要把這三條規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」。

用本書的「捨．活．續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。

請大家用最輕鬆的心情閱讀這本書。
願大家都能把握和本書相遇的契機，豐富自己的人生。

推薦序

這樣整理，能幫助自己腦袋保持清醒清楚
——筆記女王Ada

最近由於整理術的話題很夯，市面上不少整理術的書上市，也和許多朋友聊到整理方面的問題，但他們的共同問題就是：「我照書上的方法做了啊，怎麼還是感覺沒整理好？」

一個人不管是從心裡還是從環境雜亂的狀態，好不容易花了一段時間做整理，但接下來卻沒有養成自律的好習慣，導致整理工作一做再做、感覺永遠都沒有整理好的一天。《能力強的人，怎麼整理辦公桌》這本書裡就介紹了很棒的觀念，讓我們了解，在整理好之後，如何做好持續保持的功夫。

我們生活中大部分的事情都是在辦公桌前完成的，整理辦公桌就等於整理腦袋。雖然這本書書名叫做《能力強的人，怎麼整理辦公桌》，但作者所提的「捨」、「活」、「續」這三個步驟，事實上是幫助自己腦袋保持清醒清楚，一坐到辦公桌前，就知道現在要完成什麼事情。這三個步驟適用於所有工作流程上如何整理，讓工作流程被梳理得井然有序，做起事來流暢，且不必花時間在找東西上面。

其次，作者壺阪龍哉針對桌面整理、檔案管理、名片管理，甚至手帳用法，分享了幾個讓工作更流暢的方法。這些方法看起來微不足道，實行起來也不困難，卻能達到很大的效果，幫你提升工作效率。例如：桌面就要像飛機跑道一樣淨空，只放正在工作中的東西，這樣可以保持專注力；抽屜文具收納整齊，且有固定位置，取用方便；很多人很頭痛的檔案管理問題，在本書中也介紹了簡單又很有用的方法，即使沒學過檔案管理的人也能輕易上手。

雖然把用過的影印紙背面裁成便條紙很環保，但也常發生在一堆文件中找不到便條紙的冏境。書中提到使用黃色拍紙簿的觀念我非常認同，平時我也都用黃色拍紙簿或其他顏色便利貼來書寫，以方便和原本的白色文件作為區隔，才不會在滿桌的白色文件中找不到你的小紙條。這個方法，很值得大家學習。

對於職場新人，可以從本書中學到如何讓工作流程變順暢；職場老手，也可以從書中學到一些實用的技巧，讓自己工作效率更加提升。《能力強的人，怎麼整理辦公桌》對想提升自我能力的人來說，是一本不可多得的好書。



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第二章整理桌子，就等於在整理腦袋（節錄）從這裡開始，終於要進入「捨?活?續整理術」的Know-How了。首先，我要向各位讀者介紹的，是最貼近大家的「文件?物品」整理術。每個人的辦公桌，最需要整理的東西，主要有下列三種：包括報告、會議記錄、圖表等在內的「文件」，包括各種文具在內的「物品」，及包括各種書、雜誌、小冊子在內的「書籍」。千萬別只整理文件根據我的指導經驗，不論是民營企業或政府機關，這三種東西所占的比例，大約都是「文件」60％、「物品」30％、「書籍」10％，我稱此為「631法則」。你辦公環境的這些東西，是不是像相撲火鍋一樣混雜在一起呢？如果無視於「631法則」的存在，只用一般的「文書管理」、「分類歸檔」等方法，來管理那60％的文件，是不會有多大成效的，一定要把剩下的30％的物品和10％的書籍，也加入整理、整頓的項目之中，不能只整理文件。如同我在第一章告訴各位的，整理，基本上就是「丟掉」。為了能夠更有效率地丟，首先，請把你桌子周遭的所有東西都搬出來，堆成三座小山（群組），也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」三個群組。分類完畢後，就開始挑出需要的東西，其餘的就丟掉。整理完桌子周遭後，與同事共有的收納空間，也同樣按照「全部搬出來→分類成三座山→挑出需要的東西」的順序進行整理。◎ 文件首先，將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」三個群組。前兩項——尤其是進行中文件——因為重要度高而且記憶猶新，所以應該很容易就可以挑出來；至於已經完成的工作文件，請根據使用頻率、重要度、公司的基準等，決定要丟掉還是留下。◎ 物品要挑出自己需要的物品時，我想你會發現，原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。文具、未使用的帳票（帳簿、傳票）、檔案用品、要發的小冊子、面紙等等，應該都在其中。撿選這些物品要掌握一個重點，就是不要重複，以減少庫存。抽屜裡如果有不用的東西，不但浪費收納空間，還會在尋找文具時，浪費不必要的時間。丟掉不需要的東西，就可以省去不必要的麻煩和時間。◎ 書籍建議積極丟掉和IT（Information Technology，資訊科技）有關的書籍和雜誌。因為IT技術革新的速度非常快，這些書籍的內容馬上就過時了。地圖集也一樣，因為縣市合併，很多地名都變了，所以數年前的地圖，很多時候都派不上用場。但是，辭典、主題內容不易退流行的書籍、小說等，就算留下來也不會造成什麼問題，所以這類的書籍，可斟酌其內容後，再分成留下和丟掉兩個群組。要丟還是要留，60秒內做決定工作上許多時候，都需要我們瞬間做出判斷，「捨?活?續整理術」也是一樣，為了要丟還是要留而猶豫不決，就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限，就是60秒。有人或許會認為限時60秒太短了。但是，如果以大家所熟悉的電視廣告為例，大部分的電視廣告，基本長度是15秒鐘。感覺上15秒好像很短，但這15秒鐘中不但有起承轉合，還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望，效果驚人。所以，我們只需要15秒鐘，就可以做出決定。我之所以將時間設定為60秒，是因為區分文件時，有人會對一些老舊文件依依不捨、埋首閱讀。當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等等，都很易讓人產生特殊感情，所以不肯輕易放手的心情，是可以理解的。但是，因為「留戀」「猶豫」而延誤到整理作業，就傷腦筋了。因此，請大家給自己決定的時間，設下一個60秒的底限。只要逼自己在60秒內做出決定，就沒有時間猶豫，而且習慣之後還會越來越果敢，越丟越上手，所以大家不必擔