文／李宜萍

　　大部份的人都知道時間管理依輕重緩急可分成四種：急迫又重要的事情、重要但不急迫的事、急迫但不重要的事、不急迫不重要的事。區分清楚後，就會發現總是在忙眼前的工作，想多一些時間充實專業或完成人生夢想，卻會在精疲力竭之後提不起勁，眼看歲月流逝，人生也因為時間管理不善而缺角。該如何做好人生的時間管理？

　　一、目標設定要全觀、具體可行。目標包括工作生涯專業發展、財務及生活目標，目標的設定必須有強烈實踐的意願。具體可行的目標，如買房子，要思考有何好處？有何障礙？如何克服？把行動方案寫下來，排定順序及完成時程，每天提醒自己完成它。

　　二、設定優先次序，工作上先處理重要但不急的事。日常工作有一定進度與重要性，比較容易安排先後順序，為了避免大部份時間都在處理重要又緊急的事，最好事先將重要但並不緊急的事先處理，因為急又重要的事往往是因此產生，也是造成下班後或假日需要加班的原因。而生活與專業、財務目標也是如此。

　　三、規劃與組織，事務、資訊、時間都可安排得井然有序。保持建檔歸檔、物歸原處的習慣，避免浪費時間找東西；養成重要資料歸檔，其餘丟棄或轉手，以免需要重新整理資料；先花一分鐘規劃，節省執行四分鐘，安排精神好的時候做重要事情。

　　四、提高生產力，專注、效率與今日事今日畢的意志力。專心完成重要工作，以達成對別人、對自己的承諾，完成後不妨獎賞自己一下。

　　五、有效的專案管理，同時進行多重計畫。工作通常是同時進行多項計畫，事前的規劃組織、進度掌控、執行貫徹相當重要，過程中請別人協助或指派工作，並檢核。

　　六、消除浪費時間的事情。不重要的電話、拜訪、臨時的請託都是時間的殺手，可能都是對別人重要，但對自己不重要，儘量求得諒解、縮短或拒絕。

　　七、有效的溝通。學習有效的溝通技巧，避免花大部份的時間在與人溝通上。

　　八、做好時間管理的決心，深刻體悟時間管理對你的價值與意義。當一年終了或人生蓋棺論定時，一事無成是遺憾。


From哈佛企管電子報