2015-07-02 11:39:48讀.冊.人
課程名稱：「行政人員核心職能」訓練
課程名稱：行政人員核心職能訓練
課程大綱：
1.如何有效做好會議管理
2.如何與其他部門進行有效溝通
3.不同類型人員溝通模式運用
4.接待來賓應具的禮儀
溝通能力兩大基礎：「人」與「事」。
其一，是對欲傳達的「事」，缺乏系統性、結構性了解與掌握。
因而，當欲傳達給別人時，說起來零零落落，邏輯不清，甚至自相矛盾。對方接收時非常吃力，自然溝通就不良。
其二，把話說清楚只是溝通基礎，要讓人「聽進去」，進而「認同」、「接受」，「人」的因素更為關鍵。
因此，提升溝通能力第一個要訣，在於對於欲表達的「事」，自我檢視是否的確有系統性、結構性了解與掌握；若否，則預先思索、結構之。
深一層思考，若在工作甚至生活中，已養成良好「系統習慣」與「結構習慣」，能因論述有條有理邏輯分明，而讓對方輕鬆理解。
掌握好「事」要訣後，則應思考「人」因素。
如何從對方的背景、環境、思惟模式與所處立場，模擬對方對這件事可能的態度與反應，以及自己該如何述說對方才聽的入耳，進而逐步、順勢導引到能認同你的想法。
事實上，多數事物推動與執行，必然都牽涉到與不同人的溝通與協調，若能建立「多了解別人、站在對方角度想」的習慣，事事想到「人」的因素，無形中建立「了解人的習慣」，行事不也就能自然而然施展出此一要訣。
由此可知，提升溝通力的根源並非在於口才或演說技巧，而在於能力根源的「系統習慣」與「結構習慣」（事的了解），以及「對人深入了解的習慣」（人的了解）。同仁應更加注重在平日不斷的練習，養成「系統習慣」、「結構習慣」，以及「對人的了解」，就能夠改善溝通的能力。
課程大綱：1.如何有效做好會議管理
2.如何與其他部門進行有效溝通
3.不同類型人員溝通模式運用
4.接待來賓應具的禮儀
溝通能力兩大基礎：「人」與「事」。
其一，是對欲傳達的「事」，缺乏系統性、結構性了解與掌握。
因而，當欲傳達給別人時，說起來零零落落，邏輯不清，甚至自相矛盾。對方接收時非常吃力，自然溝通就不良。其二，把話說清楚只是溝通基礎，要讓人「聽進去」，進而「認同」、「接受」，「人」的因素更為關鍵。
因此，提升溝通能力第一個要訣，在於對於欲表達的「事」，自我檢視是否的確有系統性、結構性了解與掌握；若否，則預先思索、結構之。
深一層思考，若在工作甚至生活中，已養成良好「系統習慣」與「結構習慣」，能因論述有條有理邏輯分明，而讓對方輕鬆理解。
掌握好「事」要訣後，則應思考「人」因素。
如何從對方的背景、環境、思惟模式與所處立場，模擬對方對這件事可能的態度與反應，以及自己該如何述說對方才聽的入耳，進而逐步、順勢導引到能認同你的想法。
事實上，多數事物推動與執行，必然都牽涉到與不同人的溝通與協調，若能建立「多了解別人、站在對方角度想」的習慣，事事想到「人」的因素，無形中建立「了解人的習慣」，行事不也就能自然而然施展出此一要訣。
由此可知，提升溝通力的根源並非在於口才或演說技巧，而在於能力根源的「系統習慣」與「結構習慣」（事的了解），以及「對人深入了解的習慣」（人的了解）。同仁應更加注重在平日不斷的練習，養成「系統習慣」、「結構習慣」，以及「對人的了解」，就能夠改善溝通的能力。
有效主持會議四原則
「會議應該是互動的，不應是被動的；會議應該是有架構的，不應是散亂的。」有效主持會議四原則
─《成功的會議》作者韓克爾（Shri L. Henkel）
沒人喜歡開會，但開會卻是組織有效運作的關鍵要素。
開會開得好不好，更是檢驗主管領導能力，以及團隊工作能力及效率最直接途徑。
開會最常出現的場面，不是鬧哄哄，就是靜悄悄。前者人多嘴雜議而不決，後者除會議主持人滔滔不絕之外沒人發言，兩種情況都是沒有組織、沒有效率的開會，「開會開到死」的怨言自然出現，主管威信也自然不斷受損。
有效主持會議四原則。
第1招、出席人選適當
一項會議能否開得有效果，首要關鍵因素就是與會者。
很多主管喜歡愈多人開會愈好，因此經常可以看到有些與會者百無聊賴，從頭到尾不發一語，既浪費資源，也有害組織效率。
因此，慎選與會人選，是會議能否開得好的第一步。
1.與開會主題直接相關：部門內直接相關的人，才需要出席，避免不相干的人參加，徒然虛耗資源。若是跨部門會議，請別的部門主管指定出席者，後續開會由被指定者出席，但必須將開會通知及會議結論同時寄給被指定者。
2.控制開會人數：開會人數最好不要超過十人，否則會議很難有效率。若開會人數太多，必須分組、分子題討論。
3.事先指定會議記錄者：會議紀錄至關重要，但許多人往往忽略這一點。開會之前，必須先指定誰來做會議紀錄，詳實記錄會議的發言、決議、決議事項執行者及執行時間表等細節。
第2招、沒準備，別來開會
很多人兩手空空來開會，光是讓每個人進入狀況便耗掉許多時間。
每個人都做足準備，發言討論才能夠切中問題，否則會議很容易陷入冗長無聊、浪費時間、難以達成結論。
1.事先說明會議的主題及目的：為避免離題及散亂，開會前必須寄發開會通知，清楚說明會議主題及目的，並指定報告人員。
2.事先將議程寄發給與會者：議程中除了討論事項之外，必須訂定報告時間、討論時間等細節，以利會議的推進。
3.備妥並閱讀報告資料：每一位與會者都必須準備好跟自己負責的部份相關的資料及報告，並至少在開會前一天寄給其他與會者；不報告的人也必須在進入會場前先閱讀完所有的報告和資料，並做好提問及發言的準備。每位與會者均做足準備，會議才能迅速進入有效討論及決議。
第3招、有議必有決
會議會而不議，議而不決，決而不行。這些問題，都出在議程管理不當及未釐清責任歸屬。
1.檢視上次決議進度：會議一開始，必須先檢視上次會議結果的執行進度，是否有發生問題或遇到困難？方向和時間表需不需要修正？然後才進行新事項議題的討論。
2.討論集中：進行報告時，為避免報告遭到打斷，疑問可提，發表意見則不宜。討論時，必須確保不離題。一旦離題，主管必須適時拉回主軸。與會人員意見衝突爭執不下時，主管必須懂得適度仲裁。必要時可動用表決解決爭議。
3.議必決、決必行：達到決議之後，指定負責及協辦人員，議定完成任務日期、進度檢查點(check points)及凍結點。檢查點目的在於進度回報及進度管理。凍結點指的是過了某個時間之後，該決議不得再做大幅度變動，以免造成混亂及延誤。
4.會議紀錄：會議紀錄必須包含會議名稱、與會人員、召開時間及地點、討論事項、發言，以及決議、負責執行人員、檢查點及凍結點。紀錄整理好之後，開完會的當天、最遲隔天，就把會議紀錄傳給所有與會者。其目的有二：一、讓每個人再度確認會議結果，以免有的人因認知不同而產生誤解。二、白紙黑字記錄下來，以利後續追蹤管理進度。
第4招、開會不拖拉
開會最忌不準時開始，不準時結束，兩者都會嚴重影響所有與會者的工作、增加公司成本，同時延誤相關人等後續時程。
1.準時開始、準時結束：明訂會議開始時間，遲到超過十分鐘不得進場，嚴格制行，讓開會準時變成部門習慣。
2.進程時間控管：事先寄發議程，開會時將議程寫在白板上，嚴格按照時間表開會，如果議題討論即將超時又尚未達成決議，主管必須動用表決或親自決議。假如討論時發現該議題的確牽涉複雜，眼前沒有足夠資訊可供做出正確判斷，或不同部門需要再回去討論，則可暫時擱置，訂定下次開會時間之後，進入下一議題討論。