2015-03-20 17:28:49a-shun

透過記錄提升效率

剛出社會時,同部門的前輩都很和善,總是再三提醒我留意容易出錯的地方,還建立檢核機制,幫我確認是否有疏漏。後來部門主管提醒我,每天除了仰賴同事幫忙複檢,自己也不妨撰寫工作日誌,稍微花點時間把每一天經手處理的大小工作全都記錄下來,同時也把「良率」記錄下來。

施行了一段時間,發現剛開始一些經常犯錯卻老是改不掉的問題逐漸減少,雖然也有可能是熟練使然,但是「記錄與評分」的幫助應該也不小。詳細記錄自己的工作內容,等於讓自己重新回想所做過的事情,回想時得按著流程步驟逐一推進,往往寫到一半已經發現自己哪裡犯了錯,以及又是為什麼犯錯?

透過工作記錄的撰寫,等於是幫自己複習工作流程,爾後再操作同樣的工作,感覺有人從旁督導與檢驗工作流程,會審慎的拆解並執行每一個步驟,犯錯機率因此降低。工作檢核表對於改善工作良率的成效非常好,不少醫院僅僅是導入檢核表來再確認手術房的工作執行流程,就大幅降低了疏漏狀況,提升手術完成的良率。

至於給自己的工作成果打分數,則是透過分數排序警惕自己,哪些工作沒做好,未來再碰到同樣的工作時會格外謹慎留意。打分數是一種自我督促,希望自己不要在同樣的事情上再犯錯,且透過分數,當犯錯狀況改善時也能立即明顯得到獎勵報酬。

我將這套記錄的評量方法引入個人工作管理中,例如,規定自己每天要完成二至三項預定工作,再透過記錄管理確認每一天的工作執行狀況,另外透過工作成果檢視是否被採納?內容是否需要修改?再換算成具體的工作報酬是多少?根據這些記錄,再針對工作狀況進行調整修正,以期不斷提升「良率」,讓工作產生令人欣喜的正 向循環。

本文摘自「自由時報」生活副刊 作者/王乾任

 

上一篇:理直氣緩

下一篇:勝不驕!敗不餒