存證信函的「重要性」為何？
 
很多民眾常會質疑說：廠商既然給我一台不符合契約規格的機器，我為甚麼不能跟廠商要回貨款？法院為甚麼還會判我敗訴？箇中的理由何在？這一連串的疑問，簡單一句話回答就是：「於法無據」！

案例一：
某人在台北縣土城市某處買了一間房子，該房屋卻因為早在91年3 月間發生之331地震中，因建商偷工減料之故，經專業鑑定機構認建物存在足以影響結構安全之瑕疵。結果，某甲延誤了可以在法律上主張退屋還款的「時效」，後來被法院判決已逾時效，依法不得再行主張退屋還款！


案例二：
法律規定：契約當事人之一方遲延給付者，他方當事人得定相當期限，催告其履行，如於期限內不履行時，始得解除其契約。也就是說，一方縱已負遲延責任，他方如未依規定，催告履行，並於期限內不履行，就不能被認定說已經合法解除雙方之間的契約。例如：雙方買賣契約關於交屋的期限，一方定期催告後，他方應自期限屆滿時起負遲延責任，於他方應負遲延責任後，才能為解除契約之意思表示。否則，於法不合，法院就很難去認定雙方之間已經有解除契約的情事。而後續，就很難想要退還價金，或返還房屋等等的主張。
 
顧名思義，存證信函乃是保存證據的文書。蓋口說無憑，尤其若發生紛爭，法院均以證據認定之事實，作為適用法律之基礎。而存證信函即為文書證據，乃法律上的書證，在證據法中占有重要地位。故如何妥善運用及保存證據，攸關訴訟勝敗，存證信函的重要性可見一斑。

常見存證信函適用時機，例如發生車禍加害人避不見面；或如債務人借錢屢催不還；或如買到瑕疵房屋請求減價或解約；或如承租屋屋漏水房東遲未修繕；或如建商偷工減料要求損害賠償；或如拋棄繼承通知其他繼承人；或如配偶不同居請求履行同居義務等等，不一而足。

撰寫存證信函時，應將人、事、時、地、物表達清楚，並應將欲發生的法律效果充分表明，切忌寫得落落長，卻模稜兩可、毫無重點，完全沒有法律效果可言，則喪失寄發存證信函的目的。

另外，若是收到存證信函，回函亦應小心謹慎，特別留意來函中可能預設的陷阱（利用存證信函套出證據等）。比如：他人借己三十萬元未書立借據，他人為了取得證據，乃故意來函表示借款五十萬元未歸還，若吾人回函反駁只借三十萬元，就正好中了他人圈套，成為他人呈堂的有利證據。

由上可知，撰寫存證信函並不難，存證信函的功用：就像一把刀，兩面刃，在法律上固然可以保護自己，但也要小心會無形中傷了自己都不曉得！所以，在此必須提醒各位應特別注意掌握法律上意思表示與催告的重點。如未曾受過法律專業訓練，建議撰寫完畢後委請律師幫忙審稿，避免被對方找出反擊漏洞，反傷自己，並喪失第一時間主張權利的機會。

貳、如何撰寫存證信函？

1.向郵局購買特定用紙：
首先，向郵局購買存證信函特定用紙，一式最少三份，亦即按雙方當事人之人數外加一份（例如：寄件人有一人，而收件人有三人時，即應製作五份），由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。

2.撰寫存證信函須注意事項：
撰寫存證信函須掌握時機（法律時效、合理催告時間）及重點。並應注意人（當事人）、事（何種法律行為）、時（為法律行為時間）、地（法律行為地）、物（標的物）等重要事項。撰寫時務必清楚寫明「目的」，例如要求退貨、退款、解除契約、減少價金等，不可含糊不清。存證信函不同於一般信件，字句要力求簡潔，避免參雜感情或使用模棱兩可語句，以達法律上意思表示與催告的目的。若未曾受過法律專業訓練，強烈建議委請律師撰寫或審稿，避免遺漏重要事項，或被對方找出反擊漏洞，反傷自己，更喪失第一時間主張權利的機會。

3.如有塗改須註明字數並蓋章：
存證信函不同於一般書信可任意塗改，若有增、刪文字，必須於欄外註明訂正何字、插入何字，並註明字數；並且，修改處必須要蓋章，訂正或刪除之文字須清晰可辨。

4.至郵局用雙掛號寄出：
書寫完成後至郵局用雙掛號寄出。郵局承辦人員會形式上加以檢查，如查看寄件人處或騎縫處是否有蓋章，檢查無誤後即受理寄出。

5.「寄送收據」及「回執證明」須妥善保存：
郵局掣給的「特殊郵件寄送收據」和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都很重要，務必妥善保存，不可遺失。