想想看，如果辦公室地震淹水，或者公司的電腦全面遭到病毒侵入，公司的年度預算、未來五年的策略規劃、客戶的資料等重要資訊，是否能全身而退？而慣用的筆記型電腦裡，寫滿了行程表、客戶的電話號碼，以及開會的筆記重點等，結果在參加研討會時，一不留神電腦便被偷走了，是否還有這些資料的備份？

哈佛大學的副教授伯格倫（Bryan Bergeron），日前於「哈佛商學院實用知識」（HBS Working Knowledge）網路週刊上指出，許多人還沒有警覺到，保護公司數位化資訊的重要性。

他表示，在進行數位化資訊的危機管理時，必須考慮到三點：一、評估資料喪失的可能性；二、評估資料的價值（資料的價值與製造資料的成本、時間，以及再重新製造的難易度有關）；三、決定資料需要多少保護。

例如，公司從公家機關的網站下載一些很少更動的條規，可以隨時再索取免費的書面版本。喪失這份資料的可能性是電腦損壞、中毒或被偷。

這份下載資料具有的價值，只有在網路上尋找到該機關的網站，之後再下載資料所需的時間，價值並不高。因此，公司可能只需台北翻譯社使用一片磁碟片儲存這份資料，然後把磁碟片存放在辦公桌的抽屜中，這種保護層級便已足夠。

相反地，如果某位博士班的學生正在寫論文，這份論文目前只儲存在他的筆記型電腦中，而這台電腦又已經很舊了，許多零件市面上都台北翻譯社找不到，最近電腦常常出現問題。喪失這份資料的可能性是，筆記型電腦非常有可能壞掉、中毒或被偷。

對這位學生而言，這份資料的價值不言可喻，因此資料需要保護的程度便與前一個例子完全不同。這份資料至少應該拷貝成幾份磁碟片，甚至燒錄成CD-ROM，分別儲存在學生的家中、實驗室，以及親戚朋友家。他也應該將論文全文列印儲存，以妨當所有數位化的資訊都出問題時，可以採用掃瞄或重新打字的方式救台北翻譯社回資訊。

把這套危機管理概念運用到辦公室時，公司應該將無形的數位化資料視同其他的有形資產，定期整理清點，以保持對資料的掌握。整理清台北翻譯社點資料時，記錄資料儲存的方式，例如，儲存路徑、檔案大小、檔案名稱、最後一次更動儲存的日期、檔案種類（純文字檔或圖片檔等），這些定期整理的資料也應該統一存放於某個地方。清點時同時要更新變動的資料，篩選丟棄不必要的檔案，避免浪費公司資源。

之後便要評估資料的重要性，計算投資報酬率，以尋求最適合的保護方法。例如，為了防止天然災害可能造成的損害，公司必須定時台北翻譯社對重要資料進行備份，儲存在與原資料不同的地方。如果自身的能力有限，可以將這一部份的工作外包，也可以為有價值的資產保險。

此外，在創造資料時，公司就應該儘量採用最安全、最容易保存的方法，而且要定期檢視目前採用的保護資料方法是否發揮效用。台北翻譯社公司也應該明文規定相關步驟，供員工查閱遵行、公司定期檢驗，否則可能會因為員工偷懶或疏忽，而沒有將整個程序做完全，使得之前的所有努力功虧一簣。