惠友品德社區第十三屆管理委員會第一次會議記錄
一、開會事由 : 工作執行狀況與問題討論
二、開會時間 : 2019年 4 月 14 日
三、開會地點 : 會館地下室交誼廳
四、出席人員 : B5曾主委、D3張副主委、B6蔡財務委員、A9高設備委員、D18謝安全環保委員
五、會議記錄: 曾雅彤
六、工作簡報與決議事項:
- 第十二屆委員移交年度執行工作 :
A. 地下室防水工程，第十二屆設備委員已發包，廠商將近期執行。
B. 消防箱鏽蝕、滅火器到期、送水帶更換。
C. 機電合約到期日:2019/6/14。
D. 中興保全保全合約到期日: 2019/9/01。
E. 車道防滑每兩年做一次上次處理2017年。
F. 社區大門兩旁植物更換。
G. 樹木修剪今年外圍區11月。
- 交接進度工作報告:
A. 主委: 1.已於4月12日竹東鎮公所辦理社區管理委員會管理負責人申請變更，待取得公所公文，再至國稅局辦理扣繳單位設立(變更)登記申請。
2.交接第十二任主委文件資料及印章共5枚。
B. 副主委: 1.清點交接會館設備清單(詳參考附件一) 。
2.交接副主委工作事項任務。
3.社區大門兩旁植物，再請園藝商依社區環境評估更換。
C. 財務委員: 1.交接財務任務事項及報表文件。
2.帳戶及定存變更待取得公所公文，在約定日期與新舊任主委、財委至郵局辦理變更。
3.請款單交接會議討論修改，由財委修改變更後再提供委員執行。
- 設備委員: 1.交接設備委員工作事項任務。
2.已發包地下室防水工程，第十二屆設備委員彭先生會協助監督施工。
3.地下道人孔蓋重新標示，第十二屆設備委員彭先生會協助通知國霖機電協助處理。
4.消防箱鏽蝕、滅火器到期、送水帶更換工程。請廠商勘查估價下次會議討論。
5.消防廣播系統，第十二屆設備委員彭先生會請國霖協助指導操作，將操作使用程序說明貼於警衛室。
- 安全環境委員:1.清點交警衛室設備清單(詳參考附件一) 。
2. 交接安全環境委員工作事項任務。
- 事項討論及決議:
1. 會議由委員輪流記錄，再由主委用印公告發文至社區群組網站公布。
2. 警衛室環境髒亂，標示文件老舊發霉不清，由主委協助整理整頓重新標示。
3. 歷屆委員交接文件及財務報表，存放位置潮濕，將購置文件櫃改設置於會館B1小會議室中，主委協助購置。
4. 警衛飲用水問題，原設置地下室RO過濾系統已兩年未更換，飲水機水垢嚴重。考量RO過濾系統使用效率不高及維護費用先不執行更換。警衛反映用水量不高飲水機水有循環加熱及清洗問題。與警衛討論後，水源問題警衛自行解決，請副主委採購設置快煮壺。
5. 社區大門兩旁植物更換及樹木修剪今年為外圍區11月，請副主委協助處理。
6. 訪客等待區設置，先依現有設備放置桌椅試執行，在依使用狀況下次會議決議公告。
7. 消防設備測試系統已多年未執行，請國霖協助測試目前設備狀況下次會議討論測試演練規範。請設備委員協助處理。
8. 第11屆2016年五~六月滅火器全面檢查更換18支，今年再重新清查滅火器及消防送水帶，同批更換一次用顏色標籤紙分辨同批更換之滅火器，請設備委員協助。
9. 車道防滑每兩年做一次上次處理2017年。
10. 年度中元普渡日期2019年8月11日農曆7月11日(星期日)下午3:00舉行
( 詳細則舉辦前管委會討論後再行公布)
惠友品德社區管理委員會
中 華 民 國 108 年 4 月 15 日