【財經企管知識】替代會議的有效方法
文／蔡祐吉

乍看之下，「如何把會開好」和「是不是真的有必要開會」這兩個命題似乎很矛盾，可是實際上，如果你開的會，是一場根本沒有必要召開的會議，那麼這樣的一場會議，是不可能開好的。

開會，是人際之間，與組織內部，或跨組織溝通的一種形式；如果今天各方意見不一，需要靠共同的討論與交流，才能解決問題、消除疑慮、建立互信，那麼，開會的意義就很明確。

同理，如果組織內部需要平行整合，或者某些議題必須腦力激盪，透過會議，也可以收「群策群力」之效。

相反地，如果問題很單純，只是需要「告知」，或只是兩三個人之間的溝通，就不見得一定得進會議室才能處理；反而，為不需要進會議室的事情進會議室，容易將原本簡單的事情複雜化。

例如公司只是要宣佈一項新的人事案，或者只是在管理上增加新規定，透過公告欄或電子郵件就能傳達，何必大費周章，把所有人集合在一起傳達？

又例如職場上的某些衝突，單純出現在兩個個人或部門主管身上的時候，由主事者找來雙方，私下溝通即可，也沒有必要搞到會議上讓各方不相干的人士來「公評」。

替代會議的方法很多，除了前面提到的運用公布欄或電子郵件外，還可以運用公司內部的公文傳遞、書信、口頭，乃至時下流行的MSN、SKYPE等即時通訊軟體，都能達到「傳遞訊息」的目的，必要時也可以用「群組」的功能，讓一大群人同步掌握最新的變化，並非一切都要透過會議不可。（作者為世新大學〈議事溝通〉課程講師）

自由時報-971006
+++++++++++++++++++++++