2020-12-28 15:45:43聖天使

快速提升效率秘訣——行動計劃四步曲



內容來源:本文為北京大學出版社書籍《思維導圖從入門到精通》書摘,筆記俠經北京大學出版社授權發布。

作者簡介:宋瑩,思維導圖培訓師,廣州啟思教育創始人。

[責任編輯| 武德審校| 尹志平 值班編輯| 浮燈]


思維方式

思路整理過程分為四個步驟:「要什麼」,「為什麼」,「怎麼做」,以及「回顧全局」。

想要行動有效率,有很多方法。在此分享一個用思維導圖協助提升執行力的方法——「萬能導圖」。

雖然沒有什麼是真正萬能的,不過「萬能導圖」一定會給我們很多啟發。

它的整個思路整理過程分為四個步驟:「要什麼」,「為什麼」,「怎麼做」,以及「回顧全局」。我們一起來了解吧。


一、要什麼

行動之前如果沒有想好要什麼,將會讓我們有重大損失。

以下給出三個探索方向:設定精確目標,SWOT態勢分析,時間線預測。




1.設定精確目標

可以包括什麼「人」(執行人和負責人),在什麼「地點」(具體場景),做什麼「事項」(行動要點),什麼「時間」做(時間結點),以及達到什麼「目標結果」和「成本預算」。


2.SWOT態勢分析

它是指對於目標的實現,自己的「優勢」是什麼,「劣勢」是什麼,外在的「機遇」有哪些,「風險」在哪裡。SWOT分別代表:strengths(優勢)、weaknesses(劣勢)、opportunities(機遇)、threats(威脅)。


3.時間線預測

包括展望「2個月之後」的情況,「2年之後」的情況,「20年之後」的情況。

每個點我們都可以在思維導圖上進行延展,因為每個點都是一個思路的探索方向。

所以,我們可能因為某個地方激發了靈感而考慮多一些,某個地方認為不太重要而較快地跳過。

如果我們把以上的每個點都略微思考,並在思維導圖上延展自己的靈感,相信將有助於弄清楚:我們到底要什麼?行動的目標是什麼?


二、為什麼

有時候,不清楚使命,就難以清晰行動方向。那麼,如何讓自己理清行動價值,找到行動的使命感呢?我們可以從以下幾個方面思考:




1.這個行動,對組織會帶來什麼價值?

2.這個行動對個人將帶來什麼價值?比如,對自己,對每個團隊成員,對家人……

3.這個行動對社會的價值點是什麼?對社會發展有什麼幫助?甚至我們可以進一步提高立意,這件事情對我們生存的地球將帶來什麼影響和價值?

這些思考看似飄渺,但有時候是幫助我們找到行動方向和理清目標的關鍵。所以,我們可以根據想到的靈感,不斷豐富和延展思維導圖。


三、 怎麼做

當我們想好了目標,也弄明白了行動使命,下一步就是執行了。對於理清執行的思路,推薦以下幾個思維延展的方向:




「人力資源」整合;「物力資源」整合;「財力資源」整合;「媒體資源」整合;以及「時間表」制定。

行動其實就是一個資源整合的過程。除了最基本的資源,人、財、物的整合,我專門提出了媒體資源作為一個分支。

因為,有時這個部分對於行動有特別的價值,同時也需要單獨統籌。甚至在某些情況下,我們可以為行動選取一個專門的「新聞發言人」,等等。

時間資源則是與其他資源相對的一個維度。當我們從空間維度思考了行動計劃之後,就需要在時間維度上重整一下。同時,使用思維導圖整理,是一個不錯的選擇。


四、回顧全局

這個步驟我尤其喜歡。因為這個步驟跳出了基本的行動計劃的邏輯,是對整個計劃做一次拔升:思考整個計劃成敗的關鍵點在哪裡?計劃中有什麼遺漏?




1. 是否達成既定目標

計劃成與敗的其中一個標準就是,是否達成既定目標。所以,我們思考影響成敗的關鍵點,就是思考哪些因素對目標的達成最重要?

我一般會列出前三位最重要的因素,作為行動的關鍵點。然後用思維導圖發散思考:如何成就這三個關鍵?


2. 遺漏的思考

關於遺漏的思考更有趣。因為這是一個自問自答的機制。補充的問答有時可以為我們找到剛才思考的盲點,給自己一個溫馨提示。


將上述的內容總結成一張思維導圖,就是這樣:




這是一個較為完整的思考系統。我們在完成思維導圖之後,最好標上年、月、日,對幾個月之後回顧整個過程很有幫助。

而且,很多想法也是在第一次啟動思考之後,逐步清晰的。


五、「義賣活動」策劃案

接下來,我們一起通過案例熟悉「萬能導圖」的操作方法。

日常工作中,時常會遇到各種活動策劃,比如組織會議、促銷活動或宣傳活動。這個策劃案例是一次企業組織的義賣活動。


我們分四個步驟來進行思考:




1.設定目標

首先思考「精確目標是什麼?」策劃者準備用三天時間,做一次愛心義賣。希望達成50萬的籌款目標,為貧困學校建設互聯網教室。




2.策劃者進行SWOT現狀分析

發現自己的優勢是人力和財力;劣勢是經驗不足。於是計劃通過「聯合舉辦」彌補這一劣勢。

同時,發現外部機遇是民間慈善意識的提升,風險是籌資困難。所以,策劃者決定邀請有經驗的主持人來加盟義賣,以此改善這個問題。




3.目標沿着時間軸拉伸

然後,他將自己的目標沿着時間軸拉伸:

「2個月後,希望繼續舉辦類似的活動。」;「2年之後,想建立籌款平台。」;「20年之後,希望通過類似的定期活動,提升企業品牌價值。」




4.策劃者從義賣的價值角度進行思考




策劃者認為義賣活動對企業的價值是提升知名度,減少廣告成本,同時擴大客戶群。




對個人的價值是提升個人品牌,並有助於聯絡朋友關係。




對社會的核心價值是為山區孩子打開更大的世界,並增進城鄉孩子的互動,等等。




通過思考,策劃者對於活動的定位和意義進一步清晰。

5.策劃者用思維導圖將整個活動的要素進行整合




① 從人力資源角度,分為籌劃和現場兩個部分進行人員匹配。




② 從物資角度,策劃者進行了細分,並設定了物資準備的完成期限。

③ 從媒體資源的角度,確定了一個專門負責人T。並把宣傳渠道分為「網絡平台」,「報紙雜誌」,「公交系統」,還有「現場」和「員工自媒體」五個部分進行計劃,設定了具體的宣傳時段。




④ 從時間角度,將整個活動的發展,按照六個階段進行劃分。裡面包括了「前期籌備」和「後期核算、總結」這兩個時間段,讓活動可以很好地承先啟後。




6.全局思考

全局思考是策劃者完成整個計劃後的回顧思考:




在此,策劃者思考了要達成三天50萬的籌款目的,關鍵是什麼?

他認為關鍵是「宣傳設計」,「媒體渠道」和「現場控場」。並具體梳理實現對策。

最後,反問自己:「剛才遺漏了什麼?」——然後他有了新的收穫。

比如「現場小獎品」,「活動流程細化」和「統一服裝」等靈感。這是跳出自己思維慣性的好方法。

我們可以只製作某個步驟的思維導圖,也可以完整地全局思考。


六、小結

我們可以發現,「萬能導圖」既能用在大項目的策劃上,也能用在小活動的籌備中。它傳遞了製作策劃類思維導圖的三個要點:

1.引導思路

我們不單要學會畫分支,還需要學會思考的方法。這樣,思維導圖才能幫助我們更好地引導思路。




2.無限延展

當思路打開了,我們就需要一直探索和延伸,直到所有要考慮的元素都包括在內為止,尤其是完成工作對應的負責人和時間點。




3.認真做計劃,但不要對計劃太認真

就像毛主席的名言:「戰術上重視敵人,戰略上藐視敵人。」就是,既要重視,又不能太重視。

因為,計劃可以讓我們清晰思考,行動有綱,但依賴計劃或缺乏應變,必然導致行動失利。

所以,理清思路,然後跟隨心的指引。

願我們一起輕鬆思考,輕裝上陣。---(筆記俠)