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2019-03-17 17:51:56聖天使

為何別人說話一針見血,而你總說不到點子上?





寫在前面的話:

不知你有沒有這樣的感觸,工作之後,才發現清晰的表達能力實在太重要了。

 
想想看,不論是同事交流、上司溝通、交代下屬、演講以及文字報告,哪一樣不需要清晰的表達能力呢?

 
林肯曾經說過這麼一句話:“口才是社交的需要,是事業的需要,一個不會說話的人,無疑是一個失敗者”。

 
可事實是,別人說話一針見血、條理清晰,輪到自己的時候,卻半天說不到點子上;總感覺自己“嘴笨”,明明肚裡有貨,就是說不出來;不論是例會發言還是寫工作報告,經常感到無從下手、一團亂麻。

 
怎麼破?


小穎(化名)是我的一名諮詢者,從去年年底至今,她在我這裡做了好幾次諮詢,是我的一位長期諮詢者,我是一路看著她從一名職場小白成長為如今的業務骨幹的。

 
這不,最近小穎遇到了一個棘手的問題,原來他們部門的領導換了,和之前的領導有所不同的是,新領導是一個強勢而注重效率的人,並且對小穎他們說:“一句話能說清楚的事情,不要用兩句話說。囉囉嗦嗦不得要領的人,我會懷疑你是否勝任目前的崗位。從本週起,每週一早上你們都要參加晨會,每個人的發言時間只有一分鐘,簡明扼要地彙報你們的工作計劃。”

 
小穎從來沒見過這種陣勢,想想自己平時幹活兒不要人催促,但在大會上發言,並且還要達到這位領導的要求,實在讓她手足無措。


她迅速找到了我的助理,和我預約了一次諮詢。

 
為了方便說明,我在小穎原有彙報內容的基礎上,隱去了關鍵性的職業信息,重點不在於內容本身,而是在於闡述文字背後的表達邏輯與方法。


小穎的會議發言內容最開始是這樣準備的——

“今天我的工作主要是拜訪客戶。

第一家客戶是之前和我公司有過合作關係的客戶,不過後來因為種種原因斷了合作,如今我和對接的客戶經理談了談,對方表示有意向和我們恢復合作關係,我今天去和他談談。

 
第二家客戶也是和我們有過合作關係並且當時的訂單量還挺大,現在由於他們的一位合作商臨時出現了變故,所以急需要換一家長期合作商,我得知這個消息之後,趕緊和對方取得了聯繫,對方也表示很有意向,我今天和對方見面談談。

 
第三家客戶的地理位置非常好,也有穩定的需求量,對方的客戶經理也非常迫切地想要完成業績考核指標,今天過去談談。

 
第四家客戶是一家新客戶,之所以去做陌生拜訪,是因為這家客戶正好毗鄰第二家客戶,也算是順路,順便做個拜訪。

 
這就是我今天的工作計劃。”






在小穎的案例中,敘述性的表達看似也有些條理,但存在的問題如下:
 
首先,用力均勻,讓人抓不住重點。

四家客戶的特點她都進行了闡述,但還是無法讓人一下子記住重點內容。

其次,缺乏目標導向。

 
如果按照之前的陳述方式,整體聽下來,領導腦海中只有兩個字——談談。


“談談”只是一種行為,這種行為的目的是什麼?拜訪這四家客戶最終想要達成什麼結果?並沒有做必要的交代。

 
最後,沒有邏輯感,有很多重複信息。

例如,在之前的陳述中,“有過合作關係”重複了兩次,等等。




由於職場是一個注重效率的地方,如果你和小穎一樣,遇見了一位追求效率的領導,按照平常的說話方式,注定是低效的,因為這種陳述方式不夠簡潔有力,也無法說服領導認可你的計劃,同時領導內心的疑問並沒有得到解決——


1、這四家是一定要去拜訪的嗎?

2、拜訪時間方面有沒有和對方溝通過?會不會出現無功而返的情況?


3、拜訪的目的到底是什麼呢?僅僅是為了坐坐談談嗎?

4、這幾家客戶中,有把握的是哪幾家?為何有如此把握呢?

 
等等。

職場中,尤其是彙報工作這樣的場合,一個有力的表達結構如下:






應用到小穎的案例中,在這個框架的指導下,小穎說出了更為具體的信息——


1、主題:拜訪四家客戶;

2、時間:第二家是上午十點,第一家是下午兩點,第三家下午四點半,第四家在談完第二家後順便拜訪;

3、空間:離公司最近的是第一家,次近的是第二家,稍微有點遠的是第三家,第四家正好毗鄰第二家;

 
4、準備:第二家需求比較迫切,是對方主動聯繫的,約定週一上午十點面談,很有希望恢復合作;第一家意向也還不錯,上週給對方打過電話,約在週一下午兩點;第三家也有和業務經理聯繫,約在下午四點半;第四家因為毗鄰第二家,正好順路拜訪下,屬於開拓新客戶;


5、背景:除去第四家屬於新開發的客戶,一二兩家都是合作過的,第三家地理位置比較好,需求量大;不同的是第二家面臨供應商臨時變動,所以比第一家更迫切想要達成合作;

 
6、目標:恢復和第一家、第二家的合作關係,和第三家敲定明確的合作意向,與第四家建立聯繫,便於後期跟進。


圍繞這六點重新整理了一遍之後,我們不難得出下圖——    






經過梳理,改進後的工作計劃是這樣的——

“今天我的工作計劃是拜訪四家客戶,目標是恢復兩家歷史合作客戶的合作關係,達成一項新的合作協議,開發一家新客戶。【點評:開門見山,以結果為導向,直奔主題】


1、這兩家歷史合作客戶中,有一家和我公司有過大額交易記錄,如今對方面臨供應商變動局面,對方合作意向十分迫切,並且也是對方主動和我聯繫,我們約在上午十點,我認為這對我公司而言是一個絶好的機會,所以對於這家的關係恢復,我還是有相當把握的;另外一家我上週有聯繫過,和對方約的是下午兩點拜訪,對方意向也還可以,有一定把握。【點評:先闡述中重點工作內容,交代了事情的背景以及所做的準備,同時向聽者傳遞了信心。】

 
2、新的合作協議指的是位於某某地段的某公司,這家公司我之前一直在跟進,因為對方地理位置優越,客戶需求量大,每年有不少訂單,經過接洽得知,對方新來了一名業務經理,急於完成KPI指標,所以這對於我上門談合作協議是一個不錯的契機,約的是下午四點半。【點評:這是次重點內容部分,著重強調目前的契機,說明這次洽談是必要且符合當前契機的】


3、開發的新客戶就在下午兩點拜訪的那家公司對面,十分方便,這次去並不打算做長時間逗留,只是為了純粹和對方建立聯繫,便於後期作為公司的新客戶資源進行跟進。”【點評:這是順帶部分,不是工作重點,但著重強調這件事對公司未來的意義,同時強調時間上的安排,讓人感覺你做事很有條理,也很注重效率】


附:一張清晰的表達結構圖




(可放大查看)

經小穎後來的反饋,她按照我教給她的辦法在第一次晨會中表現出色,領導對她稱讚有加。


上述模型連續用一個月,你必然會在職場溝通上得到明顯的提升與進步;因為,與其說職場溝通能力是一種天賦,倒不如說是後天刻意練習的結果。-----(趙曉璃 / 璃語職美人)  

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