2012-03-21 15:52:09愛軟。貓

(電子報)職場關係卡卡症-上對下溝通怎麼辦?

你總是不斷地在下達「命令」,請部屬聽命行事,乖乖照辦嗎?試著回想在你與部屬的互動中,是否經常出現下列這些情形?

1.   當部屬走進你的辦公室時,你還忙著收發e-mail,完全忽視他的存在嗎?

2.   當在聽部屬報告時,不但不專心聽,你還恣意地接打電話聯絡事情?

3.   沒耐心聽完部屬所有的報告內容,就急著準備下達指令?

4.   部屬才開口說了一句,你就忍不住打斷,講了一大段「我認為」?

5.   聽部屬報告與建議時,你總是眉頭緊皺?緊緊握拳?

如果上述的這幾個現象,經常性的發生在你與部屬間的互動,表示你們之的溝通互動關係已經有了卡卡症了,溝通儼然已經成為形式,其實一切只是你單向的佈達而已。

許多主管也許心裡對部屬的期望僅聽命辦事即可,他所下達的指令,部屬也都使命必達,但若在過程中雙方缺乏了良好的溝通互動的話,即便部屬接收指令照辦,其實內心也未必心悅臣服於主管,只是迫於官大官小的無奈而已。更糟的是,不良的溝通也是造成部屬離職的重要因素之一,若溝通過程中,部屬無法感到個人在工作中被尊重的需求、無法參與決策以及感到意見被輕視時,都會降低部屬對於工作的承諾感。而這些負向感受都是部屬與主管的溝通互動經驗中歸納而得的,因此也跟主管的溝通能力有絕對的關係。

若要打通這主管在與部屬溝通時的「上對下」關係的卡卡溝通術,必須先從改變主管的在上位的心態開始。先學習尊重部屬,放下個人威權,在上位者常因無法放下個人的威權,所以常在溝通時強調自己的職位以及過去的貢獻,心態上也認為「我的意見才是對的」,對部屬講話又急又快,沒開始溝通就先急著改變部屬的想法,完全忽視部屬說的話。所以在溝通的過程中,應積極傾聽部屬的想法,不急於改變部屬,要多練習耐下心來傾聽,多去思考部屬為何這麼說,用意為何、及真正想表達的。溝通的確有機會改變對方,但必須先真正了解對方,然後才有可能改變對方的態度與想法。在部門裡,應開啟暢通的溝通管道,願意廣納部屬的意見,讓部屬能有更多的參與感,也可以提高部屬對於工作的認同與承諾程度。

除了上述的心態調整外,仍可從許多的溝通技巧來降低部屬不願與主管溝通的情況。我們可以善用非身體語言來提高正面的溝通訊息。例如,許多主管為維持個人的威嚴,無形中在身體語言上也散發出生人勿近的訊息,部屬見到這類主管無不紛紛走避,更不用說溝通了。雖然是無心的,但如果表情過於嚴肅,或是眼神太過犀利,還是會帶給部屬緊張和壓力,建議可以盡量避免運用眉頭深鎖、雙手握拳或抱胸等身體語言,會給人較柔和的感覺。 或是談話前,可以選擇和部屬並肩而行或並排而座,讓部屬較能放鬆,也較容易敞開溝通的大門。

另外,在與部屬溝通時,許多主管常不自覺地用『否定』、『命令』、或『上對下』的說話方式。例如:『你錯了,這件事不是這樣。』或『就跟你說不是這樣,你怎麼那麼笨。』但沒有人是喜歡被批評、被否定,過於強勢的建議,就是攻擊,即使我們說話的出發點是好意的。因此,應該多採用正向的語言溝通,例如真誠的讚美與感謝來取代否定、批評與命令

最後,多運用同理心瞭解部屬的處境與感受。根據筆者的觀察,同理心是許多部屬期望主管具備的特質之一,部屬都希望主管能多用自己的角度來看事情,但因工作角色與任務的不同,主管與部屬間常常會對同一件事情產生兩極的看法與感受,此時主管更應該發揮同理的能力,多站在部屬的角度去看事情,去瞭解部屬目前的問題與想法,對於雙方的溝通也會更有效益。

        若要成為一個優質的好主管,良好的溝通能力是必要的條件之一,通用電器公司總裁傑克韋爾奇便曾說:「管理就是溝通、溝通再溝通」,我們也都知道溝通的重要,但是能真正做到良好的溝通,卻不是容易的事。還好良好的溝通能力也是一個可以學習培養的,如果我們願意從現在開始不斷練習,不但可以改善我們和部屬、同事、上司間的關係,也能更進一步提升整體團隊的效能。