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2017-05-19 15:05:43Johnson

活動提案企劃書撰寫教學(現場相片即時輸出服務)

活動提案企劃書撰寫

撰寫企劃書是公關公司或是企業自辦活動承辦人員最頭痛問題!!
雖然我們工作室都是承接案子居多
無須自己撰寫企畫書或提案
但是認識很多活動承辦人或公關公司朋友,一說到提案活動企劃書
想到就累!
於是產生這篇文章,讓有需要朋友參考!!
重點是活動企劃書內請多多使用我們"相片即可拍服務"
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讓活動更精彩更歡樂並留下美好紀錄喔!!!



◎為什麼要寫企畫書
一個活動的執行是在短時間內結合了人力、財力、物力與各項的資源,並加以整
合、分配與運用所得成果的展現。而企畫書的目的就是分析本身現有的資源,並
根據活動的特性與特質蒐集各項活動所需的資源,對於有限的人力、物力與財力
加以規劃、整合,並對每個時間點、事件點、人力點做最好的掌握與妥善的運用
,做到人盡其才、物盡其用的目的。所以,企畫書的完整、好壞與否,將關係到
活動資源的多寡、流程的流暢度、人員的分配等實際運作的情形。


◎活動企畫書的目的
企畫書的目的一企畫書類別而有所不同,一般企畫書可分為提案企畫書與執行企
畫書兩種。提案企畫書是整個活動內容的規劃與說明,執行企畫書則是根據提案
企畫書的內容,對於相關的流程提出執行的策略、方式與步驟。因此,一個活動
只有一個提案企畫書,卻可能有好幾個執行企畫書,例如由各子活動負責人所提
的子活動執行企畫案,如營火晚會、大地遊戲、假案偵察。。等等,或是由活動
宣傳小組所提的活動宣傳策略執行企畫案等。所以,在撰寫企畫案的時候應該瞭
解所企畫內容的性質,才能寫出完整且具體的企畫案內容。

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◎活動提案企劃書的架構
活動的進行通常是根據企劃書來進行的,因此如果企劃書擬定的不夠詳細、完整,那麼再出色的創意也無法得到預期的效果。而一個完整的活動企畫應該從一開
始活動的宣傳策略、籌備進度到最後的活動執行三個階段,每個環節與細節都需
在活動開始企畫時都能夠考慮到,甚至,對於預期可能發生的情況都能夠事先提
出一套解決的辦法,如此在執行企畫案的時候才能不慌不忙、按步就般的進行。
而關於活動企劃書的基本結構,可分為下列幾項:
一、 封面
二、 目錄
三、 活動名稱
四、 企畫的宗旨、目的與預期效果
五、 活動日期、地點
六、 主、協辦單位與贊助單位
七、 個人費用
八、 交通工具
九、 活動對象
十、 宣傳策略與實施方式
十一、 預期困難點與解決策略
十二、 相關人員或單位配合、協助事項與負責人
十三、 活動流程與負責人
十四、 預算評估表
十五、 人力職務分配表與聯絡方式
十六、 物品道具表
十七、 時程進度表
十八、 其他備案
十九、 附錄


◎活動企畫書的重點
封面:
一個活動往往需要有關單位配合與協助,所以企畫書不僅僅只是籌畫活動內容,
有時還需要向有關單位提出活動企畫書做核備,因此企畫書不是只有寫給自己人
看,這時企畫書的封面就顯得很重要了,必須能讓主管單位一目了然,從封面就
能約略瞭解這個企畫書的大概內容與方向。

目錄:
目錄的目的在於讓閱讀者能瞭解企畫案的全貌,也使需要參閱企畫案的人能夠經
由目錄迅速的找到需要的內容。

宗旨、目的與預期的效果:
說明這個活動實施的目的與活動所預期達到的效果。這部分相當重要,因為只有
經過對目的與預期效果的確認,才能對於活動的內容欲適切性做適當的安排,才
不至於活動名稱與活動內容有牛頭不對馬嘴的情況。

活動時間、地點:
如果活動的地點與報到的地點不同的話,也要在這裡加以說明。
交通工具:
如有需要乘坐交通工具,則需要註明交通共具的種類、時刻表。
主、協、承辦、贊助單位:
對於主辦單位、協、承辦單位與贊助單位在此加以說明。

宣傳策略與實施方式:
在這裡要註明對活動對象實施的宣傳策略與宣傳方式,並要擬定活動的特色或賣
點作為宣傳的重點,以吸引參加者。

預期困難點與解決策略:
根據實際情況考量可能遭遇的困難,並針對各項困難點提出解決的方法或是替代
方案。

相關人員或單位配合、協助事項與負責人:
活動籌備或執行期間如需要有關單位的協助與配合,必須加以註明要求配合的單
位與協助的事項,並根據每一個配合點指派聯絡的負責人確實回報各配合單位的
實際情況。

物品道具清單:
列出活動中所需要的物品與道具清單,並根據實際情況添購、製作或租賃,於活
動執行前根據清單清點物品是否齊全。

預算評估表:
整個活動籌畫、執行的過程中所需要的各項經費加以評估,作為參加者支付費用
整個活動籌畫、執行的過程中所需要的各項經費加以評估,作為參加者支付費用
及申請補助款的依據。預算的估計務必要求清楚、仔細,不可浮濫報帳或條列不
清而導致活動經費不足的情況,清楚的預算編列也有助於提高通過補助款申請的
比率。

時程進度表:
製作時程進度表,針對每個工作項擬定完成的時間,並根據進度表控制活動籌畫
的進度。

活動流程與負責人:
規劃活動的詳細流程與各活動項的負責人,並由各負責人提出各子活動的執行案
與備案。

人力職務分配表與聯絡方式:
根據可運用的人力加以任務分組,並做清楚的權責劃分,何人於何時負責何事,
做明確的說明。

其他備案:
企畫案是根據一般、正常的情況下所預計進行的,但須考量可能遇到其他因素而
影響正常流程的進行,而必須提出相對因應的策略與方式。例如雨天則需提出雨
天備案。備案需要時可由活動的副召集人負責擬定,備案的實行則由撰寫人為該
項活動的召集人或主導者,做相關適當的調度。

附錄:
附錄的內容可包括—
子活動執行企畫案、
活動場地負責人與聯絡方式、
活動場地地圖、
活動場地周邊交通概況或地圖、
活動場地周邊醫療診所聯絡電話、地址或位置圖、
活動宣傳單與報名表、
活動保險內容與合約書、
其他活動相關資料、


◎ 如何撰寫活動企畫書
活動企畫書除了內容要能夠縝密翔實的規劃活動內容之外,最重要的一點應該在
於活動的創意點,可以是整個活動的賣點,也可以是最能夠吸引參加者的部分。
因此在撰寫活動企畫書之前,應該先掌握活動對象的年齡層與背景,然後發想出
整個活動所欲塑造的形象為何,整個活動的內容走向也朝此一方來來規劃,如此
才容易撰寫出具有特色的活動企畫案。例如考驗營可以考驗參加者的膽識、體能
、知識或常識,活力營可以激發參加者的創意,或是親身體驗農夫收割、打穀的
生活,如果是迎新生活營,則可以利用座談、分組討論、星座競賽等方式進行學
長姐與學弟妹之間的互動與認識。所以,在進行企畫案撰寫之前要能夠先對活動
性質、參與者進行評估與分析,再發想出能夠塑造營隊特色的創意點出來。

在對整個營隊有初步的構想與創意點之後,再來就是將思想化為文字的過程,而
上述所舉的企畫內容結構僅為一般企畫案的參考架構,一個企畫案的優劣應該能
夠根據閱讀者的不同,而提供適當且翔實的企畫案內容,也就是說企畫案除了提
案企畫案與執行企畫案之外,事實上也會根據閱讀對象而分為對內企畫案與對外
企畫案兩種。一般來說,如果企畫案屬於對外企畫,則內容僅需如上面所列的前
十五項加上附錄即可,因為是提案單位對外其他單位所提的企畫構想案,僅需對
於活動的創意點、內容與執行的方式加以說明。而對內企畫案是提供給活動工作
人員進行活動規劃與執行所需的企畫案,則需要詳細羅列活動內容的各項細節與
執行的步驟,使工作人員能夠依企畫書內容執行籌備或是活動流程的工作。
而由於每個人思考邏輯、創意點都不盡相同,相信會有不同的企畫內容與風格,
之前所列舉企畫案的架構內容僅為一般企畫案的架構,個人可以依照習慣、創意
而發展出具有個人特色的企畫書。

最後,企畫書內容的編排相當重要的,一個好個企畫書在閱讀起來應該是輕鬆、
愉快且容易瞭解的,所以,有經過排版過的企畫書,甚至有經過美工編排的企畫
書將會是讓人較有意願去閱讀的。電腦打字、列印應該會較手寫的企畫文案讓人
更樂於閱讀。

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